DATENSCHUTZRECHTLICHE HINWEISE

I. Informationen nach Art. 13 DS-GVO

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne

Universität Stuttgart
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
+49 (0)711/685-0
poststelle@uni-stuttgart.de

Datenschutzbeauftragter

Universität Stuttgart
Datenschutzbeauftragter
Geschwister-Scholl-Str. 24b
70174 Stuttgart
+49 (0)711 685-83687
datenschutzbeauftragter@uni-stuttgart.de

Verarbeitete Datenkategorien

Außer den im Anmeldevorgang für Sie sichtbar erhobenen Daten werden bei der Veranstaltung zu einem Zeitpunkt ggf. Gruppenfotos der Tagungsteilnehmenden angefertigt.

Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten

Durchführung und Bestätigung der Anmeldung, Abwicklung der Veranstaltung.
Pflichtangaben sind für den Vertragsschluss erforderlich, ohne Pflichtangaben kann die Anmeldung und damit die Teilnahme an der Veranstaltung nicht durchgeführt werden.

Die Gruppenfotos dienen dem Zweck der persönlichen Erinnerung. Wer nicht mit auf das Foto möchte, stellt sich bitte nicht bei den Aufnahmen dazu. Es entstehen dadurch keine Nachteile.

Rechtsgrundlage

• Durchführung und Bestätigung der Anmeldung, Abwicklung der Veranstaltung:
  Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS- GVO) in Verbindung mit § 12 Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg. Bei freiwilligen Angaben: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
• Gruppenfotos:
  Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO

Empfänger

• Titel, Name, Vorname, Ihre Angaben zur Rechnung und Ihre geplanten Teilnahmezeiten werden an das Tagungshotel für die Buchung weitergegeben. Nur so können wir gewährleisten, dass unsere Teilnehmenden am Kontingent und den darin verhandelten Konditionen teilnehmen und alle Universitäten vertreten sein können. Der Beherbergungsvertrag kommt unmittelbar zwischen Ihrer Einrichtung und dem Tagungshotel zustande. Daher erhalten Sie unmittelbar vom Tagungshotel eine Rechnung. Bemerkungen werden nur dann an das Hotel weiter gegeben, wenn es für das Beherbergungsverhältnis erforderlich ist, zum Beispiel weil Sie eine Lebensmittelunverträglichkeit angegeben haben. Wir bitten Sie jedoch, sich mit solchen Angaben direkt an das Tagungshotel zu wenden und diese uns nicht als Bemerkung mitzuteilen. Die E-Mailadresse wird dann an das Tagungshotel weitergegeben, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird und das Tagungshotel mahnen möchte.
• Die Gruppenfotos werden mit den anderen Unterlagen auf dem gemeinsamen Ordner auf bwSync&Share zur Verfügung gestellt. Empfänger sind damit alle, die Zugriff auf den Ordner haben (das sind alle an der jeweiligen und den Vorveranstaltungen teilnehmenden Personen).
• Darüber hinaus müssen entsprechend der archivrechtlichen Vorschriften Unterlagen vor ihrer Löschung dem Universitätsarchiv angeboten werden. Dieses entscheidet über die Übernahme von Unterlagen.

Dauer der Speicherung

• Bis zur Abwicklung der Veranstaltung, d.h. etwa ein bis zwei Monate nach dem letzten Veranstaltungstag werden die Daten grundsätzlich gelöscht.
• Das Gruppenfoto wird nach 10 Jahren aus dem gemeinsamen Ordner gelöscht.
• Ggf. werden die Unterlagen vom zuständigen Universitätsarchiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.

Ihre Rechte

• Sie haben das Recht, von der KU-bwUni.digital an der Universität Stuttgart Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie eine Einwilligung gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
• Ebenso haben Sie in dem Fall, in dem Sie eine Einwilligung gegeben haben, das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie der KU-bwUni.digital an der Universität bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, wobei Sie verlangen können, dass die genannten Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Bitte wenden Sie sich dazu jeweils an folgende Stelle:

Kooperationsunterstützung bwUni.digital
+49 (0) 711 685 82130
leitung@ku-bwUni.digital

• Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt.

Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Ergänzender Hinweis

• Cookies
  Es werden grundsätzlich nur so genannte „Session-Cookies“ gesetzt. Diese werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht.